Muito em breve a rotina trabalhista e contábil das empresas brasileiras será completamente transformada pelo Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (ESocial), programa ainda em fase de implantação e que servirá como importante reforço da fiscalização feita pelo governo federal sobre as empresas. A Newsletter elaborada pelo Almeida Advogados busca resumir os principais impactos que o ESocial causará na vida das empresas, bem como atitudes práticas que elas podem adotar para enfrentarem essa nova realidade.
O ESocial é um programa do governo federal que promete mudar a rotina burocrática das empresas. O objetivo é unificar as informações enviadas pelo empregador sobre os seus empregados, obrigando-o a cumprir com suas obrigações trabalhistas e tributárias.
O programa funcionará em uma ação conjunta da Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério da Previdência – MPS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e a Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB; em parceria com o Ministério de Planejamento.
As justificativas por parte do governo federal para a adoção do ESocial residem no fato de que, após a implantação, facilitaria a vida das empresas. Nesse sentido, as principais vantagens do programa são:
• Atendimento a diversos órgãos do governo com uma única fonte de informações, para o cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias atualmente existentes;
• Integração dos sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional da ESocial, possibilitando a automação na transmissão das informações dos empregadores; e
• Padronização e integração dos cadastros das pessoas físicas e jurídicas no âmbito dos órgãos participantes do projeto.
O programa dificulta a realização de fraudes, o que deve aumentar a arrecadação federal em cerca de 20 bilhões de reais e como consequência combater a concorrência desleal feita em relação a empregadores que estão em situação regular.
Os empregadores que cumprem com as suas obrigações trabalhistas poderão atuar com mais transparência e segurança jurídica, evitando passivos fiscais e trabalhistas desnecessários. Já o empregado terá seus direitos preservados e garantidos pelo governo, podendo acessar seus dados para consulta a partir do site com o seu CPF.
Atualmente o sistema está em fase experimental e ainda não é obrigatório para nenhum tipo de empregador. Não obstante, os empregadores domésticos já podem se cadastrar no site e começar a utilizar o programa, que conta com o acesso centralizado às orientações dos órgãos governamentais.
A obrigatoriedade da prestação de informações por meio do sistema irá obedecer ao cronograma abaixo estipulado:
a) Produtor rural pessoa física e segurado especial: irá iniciar até 30/04/2014;
b) Empresas tributadas pelo Lucro Real: irá iniciar até 30/06/2014;
c) Empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional, Micro Empreendedor Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou a empregadora: irá iniciar até 30/11/2014; d) Órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, bem como suas autarquias e fundações: irá iniciar até 31/01/2015.
No site www.esocial.gov.br o empregador deverá gerar um arquivo eletrônico assinado digitalmente contendo as informações previstas nos leiautes. Esse arquivo eletrônico é transmitido pela internet para o ambiente nacional da ESocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
O governo afirma que o ESocial diminuirá a burocracia e facilitar o envio de informações trabalhistas e tributárias por parte do empregador, porém o sistema que veio para simplificar pode aumentar a burocracia e os custos para as empresas com a implementação e treinamento para a utilização do novo sistema.
Registre-se também que apesar dos prazos para suposta entrada em vigor, o Manual do Usuário do ESocial ainda não foi concluído, fato que impede a adoção do sistema na prática.
Nesse sentido, o ideal teria sido o governo federal submeter o ESocial a um amplo debate público, onde as empresas teriam a oportunidade de se manifestar a respeito. Diante das diversas opiniões apresentadas, o governo federal finalizaria o sistema e divulgaria um cronograma de implantação com a segurança de que na data de inicio fixada o sistema estaria em pleno e adequado funcionamento, fato este que não ocorreu.
De qualquer forma, para que as empresas possam se preparar desde já à obrigatoriedade do uso do ESocial, elas devem verificar se o sistema de cadastro de empregados está devidamente atualizado com as informações relativas à vida laboral de cada um dos trabalhadores.
Adicionalmente, sugere-se a realização de reuniões internas preparatórias com os integrantes dos departamentos jurídico, recursos humanos, contabilidade, finanças e departamento pessoal, com o intuito de esclarecer que muito em breve as rotinas contábeis e trabalhistas das empresas sofrerão um acelerado processo de informatização, ao qual todos precisarão se adaptar para que a empresa tenha condições de prestar as informações solicitadas pelo ESocial de maneira completa e tempestiva, com o objetivo de evitar uma contingencia desnecessária.
O Almeida Advogados está à disposição para auxiliar seus clientes no esclarecimento de quaisquer dúvidas relacionadas ao tema.
Equipe Almeida Advogados